Privacy policy
English version for convenience. The French version further down this page is the binding one and prevails in case of any difference.
Last updated: 19 October 2026. This policy explains which personal data the XenSupport community and store collect, why, for how long, who else handles it, and how to use your rights under the GDPR.
1. Who is responsible
The data controller is Gwendal Grandhomme, sole proprietor trading as XenSupport, 21 Le Faubourg, 88270 Rancourt, France, SIREN 107 454 522. Contact for anything about your data: contact@xen-support.com. No data protection officer has been appointed, as none is required for a business of this size.
2. What we collect, why, and for how long
- Forum account: username, email address, password (stored hashed), the profile fields and preferences you fill in, IP address at registration
Why: Providing your account and the forum (contract)
Kept: Until your account is deleted - What you post: messages, reactions, reviews, support threads, attachments
Why: Running the community and the support (contract)
Kept: Until you or we delete it, or your account is deleted. Public posts may stay visible under a neutral name after an account is deleted, so that discussions remain readable; you can ask us to delete specific content. - Direct messages and calls (Messenger)
Why: Private messaging between members (contract)
Kept: Until the conversation is deleted by its participants or your account is deleted. Calls are not recorded. - Orders and invoices: items bought, amounts, currency, billing details you enter (name, address, country, VAT number if any), the date you accepted the terms of sale
Why: Performing the sale (contract) and keeping accounting records (legal obligation)
Kept: 10 years from the end of the financial year (French Commercial Code, article L123-22) - Licences: licence keys, download history (date and IP address), forums connected to a licence (domain, address, server IP, XenForo, PHP and add-on versions)
Why: Delivering add-ons and updates (contract); preventing licence abuse (legitimate interest)
Kept: As long as the licence exists. Requests to the licence API are logged for 30 days. - Payments
Why: Handled by Stripe. We receive the payment status and the last digits and type of card, never the full card number.
Kept: With the order, as above - Emails we send: receipts, licence and update notices, replies to your messages, a request to review an add-on you bought, and alerts you subscribed to
Why: Contract, and legitimate interest for the review request (you can ignore it, and you can switch off email notifications in your account preferences)
Kept: Delivery logs kept by our email provider for its own limited period - Announcements by email sent to members
Why: Your consent, given in your account preferences (off by default)
Kept: Until you withdraw consent - Referral programme: which member referred you, and the rewards earned
Why: Running the programme you or the referring member joined (contract)
Kept: As long as the reward accounting requires, with the order records - Security records: IP addresses linked to logins, posts and other actions
Why: Protecting accounts and the site, fighting spam and fraud (legitimate interest)
Kept: 12 months - Anti-bot protection (visitors not signed in): a pseudonymous visitor identifier computed from browser characteristics, request patterns, and IP addresses stored only in hashed form
Why: Telling real visitors from automated traffic such as scrapers and spam bots (legitimate interest)
Kept: Detailed records 14 days; only aggregated statistics are kept longer - Cookie choices
Why: Proving the consent you gave or refused (legal obligation)
Kept: Consent log 90 days; your choice is remembered in your browser - Contact form and emails you send us
Why: Answering you (legitimate interest, or pre-contractual steps)
Kept: As long as needed to answer and follow up - Push notifications, if you turn them on
Why: Sending you the notifications you asked for (consent)
Kept: Until you turn them off - XenForo licence verification, if you choose to use it
Why: Checking with XenForo Ltd the licence details you enter (your request)
Kept: The result is kept with your account
You must be at least 13 years old to register on the forum. Purchases are intended for adults and for businesses.
3. Who else handles your data
We never sell your data and we do not use advertising or analytics trackers. Data is shared only with the providers needed to run the site, each acting under its own privacy commitments:
- o2switch (Clermont-Ferrand, France): hosting of the site, its database and files.
- Stripe (Stripe Payments Europe Ltd, Ireland): payments and subscription billing. Stripe also processes payment data for its own fraud prevention and legal obligations, as described in Stripe's privacy policy. Some data may be transferred to the United States, under the safeguards Stripe puts in place.
- Brevo (Paris, France): delivery of the emails the site sends.
- Pusher (Pusher Ltd, United Kingdom, EU data centre): real-time delivery of Messenger events such as new messages and typing indicators. The United Kingdom benefits from an EU adequacy decision.
- Google and Cloudflare: when you start a voice or video call, your browser contacts their public STUN servers so the call can connect; those servers see your IP address. Call content does not go through them.
- Google Fonts: where a page loads the Inter typeface from Google's servers, your browser sends your IP address to Google to fetch it. No cookie is involved. We intend to serve this font from our own server; once done, no request goes to Google.
- Push services run by your browser's publisher (Google, Mozilla, Apple, Microsoft), only if you turn on push notifications.
- XenForo Ltd, only if you choose to verify a XenForo licence on your account.
Data may also be disclosed to an authority when the law requires it.
4. Your rights
You have the right to access your data, to have it corrected or deleted, to restrict or object to its processing, to receive it in a portable format, and to withdraw a consent at any time. You can also give instructions on what should happen to your data after your death. Much of your data can be seen and edited directly in your account. For anything else, including deleting your account, write to contact@xen-support.com. We answer within one month and may ask for proof of identity if there is a reasonable doubt. Some data, such as invoices, must be kept for the legal period even if you ask for deletion.
If you think your rights are not respected, you can lodge a complaint with the French data protection authority, the CNIL (3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, cnil.fr), or with the authority of the EU country where you live.
5. Cookies
The cookies and browser storage the site uses, and how to change your choices, are listed in the cookie policy.
6. Security
The whole site is served over HTTPS, passwords are stored hashed, forms are protected against cross-site request forgery, and two-step verification is available for your account. No system is invulnerable, but we apply current good practice and keep the software up to date.
7. Changes
We update this policy when what we do with data changes. The date at the top shows the latest version.
Version française (fait foi)
Dernière mise à jour : 19 octobre 2026. Cette politique explique quelles données personnelles la communauté et la boutique XenSupport collectent, pourquoi, pour combien de temps, qui d'autre les traite, et comment exercer vos droits au titre du RGPD.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est Gwendal Grandhomme, entrepreneur individuel exerçant sous le nom XenSupport, 21 Le Faubourg, 88270 Rancourt, France, SIREN 107 454 522. Contact pour toute question relative à vos données : contact@xen-support.com. Aucun délégué à la protection des données n'est désigné, cette désignation n'étant pas obligatoire pour une entreprise de cette taille.
2. Données collectées, finalités et durées
- Compte du forum : nom d'utilisateur, adresse e-mail, mot de passe (stocké sous forme hachée), champs de profil et préférences renseignés, adresse IP à l'inscription
Finalité et base légale: Fourniture du compte et du forum (contrat)
Durée: Jusqu'à la suppression du compte - Contenus publiés : messages, réactions, avis, fils de support, pièces jointes
Finalité et base légale: Fonctionnement de la communauté et du support (contrat)
Durée: Jusqu'à leur suppression par vous ou par nous, ou celle du compte. Les messages publics peuvent rester visibles sous un nom neutre après la suppression d'un compte, pour que les discussions restent lisibles ; vous pouvez demander la suppression de contenus précis. - Messages privés et appels (Messenger)
Finalité et base légale: Messagerie privée entre membres (contrat)
Durée: Jusqu'à la suppression de la conversation par ses participants ou celle du compte. Les appels ne sont pas enregistrés. - Commandes et factures : articles achetés, montants, devise, coordonnées de facturation saisies (nom, adresse, pays, numéro de TVA éventuel), date d'acceptation des conditions de vente
Finalité et base légale: Exécution de la vente (contrat) et tenue de la comptabilité (obligation légale)
Durée: 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (article L123-22 du Code de commerce) - Licences : clés de licence, historique des téléchargements (date et adresse IP), forums reliés à une licence (domaine, adresse, IP du serveur, versions de XenForo, de PHP et de l'add-on)
Finalité et base légale: Livraison des add-ons et des mises à jour (contrat) ; prévention des abus de licence (intérêt légitime)
Durée: Tant que la licence existe. Les appels à l'API de licence sont journalisés 30 jours. - Paiements
Finalité et base légale: Traités par Stripe. Nous recevons l'état du paiement ainsi que le type et les derniers chiffres de la carte, jamais le numéro complet.
Durée: Avec la commande, comme ci-dessus - E-mails envoyés : reçus, avis de licence et de mise à jour, réponses à vos messages, demande d'avis sur un add-on acheté, alertes auxquelles vous êtes abonné
Finalité et base légale: Contrat, et intérêt légitime pour la demande d'avis (vous pouvez l'ignorer, et désactiver les notifications par e-mail dans les préférences de votre compte)
Durée: Journaux d'envoi conservés par notre prestataire d'e-mails pour sa propre durée limitée - Annonces par e-mail aux membres
Finalité et base légale: Votre consentement, donné dans les préférences de votre compte (désactivé par défaut)
Durée: Jusqu'au retrait du consentement - Programme de parrainage : membre qui vous a parrainé, récompenses acquises
Finalité et base légale: Fonctionnement du programme auquel vous ou le parrain avez adhéré (contrat)
Durée: Le temps nécessaire à la comptabilisation des récompenses, avec les commandes - Traces de sécurité : adresses IP liées aux connexions, messages et autres actions
Finalité et base légale: Protection des comptes et du site, lutte contre le spam et la fraude (intérêt légitime)
Durée: 12 mois - Protection contre les robots (visiteurs non connectés) : identifiant pseudonyme calculé à partir de caractéristiques du navigateur, rythme des requêtes, adresses IP conservées uniquement sous forme hachée
Finalité et base légale: Distinguer les vrais visiteurs du trafic automatisé (aspirateurs de contenu, robots de spam) (intérêt légitime)
Durée: Données détaillées 14 jours ; seules des statistiques agrégées sont conservées plus longtemps - Choix relatifs aux cookies
Finalité et base légale: Preuve du consentement donné ou refusé (obligation légale)
Durée: Journal des consentements 90 jours ; votre choix est mémorisé dans votre navigateur - Formulaire de contact et e-mails que vous nous adressez
Finalité et base légale: Vous répondre (intérêt légitime, ou mesures précontractuelles)
Durée: Le temps nécessaire pour répondre et assurer le suivi - Notifications push, si vous les activez
Finalité et base légale: Envoi des notifications demandées (consentement)
Durée: Jusqu'à leur désactivation - Vérification de licence XenForo, si vous choisissez de l'utiliser
Finalité et base légale: Vérification auprès de XenForo Ltd des informations de licence saisies (votre demande)
Durée: Le résultat est conservé avec votre compte
L'inscription au forum est ouverte à partir de 13 ans. Les achats s'adressent aux adultes et aux professionnels.
3. Destinataires et sous-traitants
Nous ne vendons jamais vos données et n'utilisons aucun traceur publicitaire ni outil de mesure d'audience. Les données ne sont communiquées qu'aux prestataires nécessaires au fonctionnement du site, chacun soumis à ses propres engagements de confidentialité :
- o2switch (Clermont-Ferrand, France) : hébergement du site, de sa base de données et de ses fichiers.
- Stripe (Stripe Payments Europe Ltd, Irlande) : paiements et facturation des abonnements. Stripe traite aussi les données de paiement pour sa propre prévention de la fraude et ses obligations légales, comme décrit dans sa politique de confidentialité. Certaines données peuvent être transférées aux États-Unis, avec les garanties mises en place par Stripe.
- Brevo (Paris, France) : acheminement des e-mails envoyés par le site.
- Pusher (Pusher Ltd, Royaume-Uni, centre de données dans l'UE) : transmission en temps réel des événements de Messenger, comme les nouveaux messages et les indicateurs de saisie. Le Royaume-Uni bénéficie d'une décision d'adéquation de l'UE.
- Google et Cloudflare : quand vous lancez un appel audio ou vidéo, votre navigateur contacte leurs serveurs STUN publics pour établir la connexion ; ces serveurs voient votre adresse IP. Le contenu de l'appel ne passe pas par eux.
- Google Fonts : lorsqu'une page charge la police Inter depuis les serveurs de Google, votre navigateur transmet votre adresse IP à Google pour la récupérer. Aucun cookie n'est en jeu. Nous prévoyons de servir cette police depuis notre propre serveur ; à partir de là, aucune requête ne part vers Google.
- Services de notification push de l'éditeur de votre navigateur (Google, Mozilla, Apple, Microsoft), uniquement si vous activez les notifications push.
- XenForo Ltd, uniquement si vous choisissez de faire vérifier une licence XenForo sur votre compte.
Les données peuvent aussi être communiquées à une autorité lorsque la loi l'exige.
4. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer à tout moment un consentement donné. Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès. Une grande partie de vos données est consultable et modifiable directement dans votre compte. Pour le reste, y compris la suppression de votre compte, écrivez à contact@xen-support.com. Nous répondons dans un délai d'un mois et pouvons demander un justificatif d'identité en cas de doute raisonnable. Certaines données, comme les factures, doivent être conservées pendant la durée légale même en cas de demande d'effacement.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, cnil.fr) ou de l'autorité du pays de l'Union européenne où vous résidez.
5. Cookies
Les cookies et le stockage du navigateur utilisés par le site, ainsi que la manière de modifier vos choix, sont détaillés dans la politique relative aux cookies.
6. Sécurité
Tout le site est servi en HTTPS, les mots de passe sont stockés hachés, les formulaires sont protégés contre la falsification de requêtes intersites et la vérification en deux étapes est disponible pour votre compte. Aucun système n'est invulnérable, mais nous appliquons les bonnes pratiques actuelles et tenons les logiciels à jour.
7. Modifications
Nous mettons cette politique à jour lorsque nos traitements évoluent. La date en tête de page indique la dernière version.
